การเปิดแฟ้มฐานข้อมูลเดิม


ในบทที่แล้วเราได้สร้างฐานข้อมูลแรกชื่อ Table เก็บไว้ในโฟลเดอร์ของนักเรียนที่ช่องเก็บข้อมูลD(Drive D:) มีตาราง Table1 ซึ่งสร้างโดยการป้อนข้อมูลหรือ สร้างในแบบ มุมมองแผ่นข้อมูล ให้เปิดงานเดิมขึ้นมาตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เข้าโปรแกรม Microsoft Access ที่หน้าต่าง เปิด ให้เลือก เพิ่มเติม หรือเปิดเมนู แฟ้ม แล้วเลือกคำสั่ง เปิด  หรือ กดปุ่ม   ที่แถบเครื่องมือมาตรฐาน

2. จะแสดงหน้าต่าง  เปิด  ใน Combo Box     คลิกลูกศรแล้วเลือก Local Disk(D:) 4.3.1.25 Table โดยการดับเบิลคลิกที่วัตถุหรือ คลิกที่วัตถุเพื่อเลือกแล้วกดปุ่ม   ทีละขั้นตอน

3. จะมีกล่องโต้ตอบขึ้นมาเตือนเกี่ยวกับความปลอดภัยของการใช้นิพจน์ และถามว่าต้องการจะบล็อกนิพจน์หรือไม่ให้เลือกไม่ใช่ ,ใช่ และเปิดเหมือน การเข้าไปดูฐานข้อมูล Northwind (จำไม่ได้คลิกที่นี่)จะเข้าสู่ฐานข้อมูล Table  โดยจะแสดงตาราง Table1 ให้คลิกตารางTable1 แล้ว คลิกปุ่ม  

4.จะแสดง Table1 ในมุมมองออกแบบ

ซึ่งจะมี 3 ส่วน คือ

  • 1. บริเวณการออกแบบ ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 สดมภ์ คือ ชื่อเขตข้อมูล, ชนิดข้อมูล และคำอธิบายข้อมูล เราสามารถเปลี่ยนไปส่วน คุณสมบัติของเขตข้อมูล โดยการกด ปุ่ม F6
  • 2. คุณสมบัติของเขตข้อมูล ซึ่งจะมีหัวข้อให้กำหนดคุณสมบัติของข้อมูลแต่ละชนิดแตกต่างกันออกไป เช่น เขตข้อมูล (Field ) ID1 มีชนิดข้อมูลเป็น AutoNumber ก็จะมีคุณสมบัติ การใส่ดัชนี เป็น Yes(No Dupliciates) : ใช่(มีค่าซ้ำกันไม่ได้)
  • 3. คำอธิบายการทำงานส่วนที่เลือก เมื่อเราทำงานในส่วนใดก็ตามจะมีคำอธิบายช่วยเหลือในส่วนนี้ เช่น คุณสมบัติ ขนาดเขตข้อมูล ของ เขตข้อมูล (Field ) ID1 ซึ่งเป็น Long Integer ก็คือขนาดและชนิดของ ค่าที่จะสร้างให้กับเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติ

5.การกำหนดชนิดข้อมูลให้ เขตข้อมูล (Field )


เราจะมาศึกษาในส่วน บริเวณการออกแบบ
  • ชื่อเขตข้อมูล มีความยาวได้ 64 ตัวอักษรรวมทั้งช่องว่าง และไม่สามารถซ้ำกับชื่อเขตข้อมูลอื่นได้
  • ชนิดข้อมูล เพื่อความสะดวกในการทำงานเราสามารถจำแนกชนิดข้อมูลได้ดังนี้

    เราสามารถกำหนดชนิดข้อมูลโดยคลิกที่ช่องชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล(Field ) ที่ต้องการ คลิกปุ่มลูกศร แล้วเลือกชนิดข้อมูลที่ต้องการ ดังตัวอย่าง

  • คำอธิบายข้อมูล เป็นส่วนแสดงรายละเอียดของข้อมูลในแต่ละ เขตข้อมูล(Field ) ซึ่งจะถูกแสดงในแถบสถานะด้วยเมื่อผู้ใช้เลือกเขตข้อมูล(Field ) นี้ในสถานะวัตถุชนิด ฟอร์ม(Form)

6. ให้นักเรียนกำหนดชนิดข้อมูลและใส่คำอธิบายให้เขตข้อมูลของตาราง Table1 ดังนี้

7. ให้เลือกเมนู มุมมอง แล้วเลือก มุมมองแผ่นข้อมูล หรือกดปุ่ม    ที่แถบเครื่องมือหน้าต่างฐานข้อมูล หรือ ปุ่ม     ที่แถบเครื่องมือมาตรฐาน

8. โปรแกรมจะแสดงกรอบเตือนให้บันทึกข้อมูลก่อน ให้ตอบ ใช่

9. จะแสดงดังนี้

เราจะเห็นได้ว่ามีลักษณะค่าโดยปริยาย(Default Value) ที่ต่างกันแล้วแต่ชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูล(Field ) เช่น

  • เขตข้อมูล(Field ) ID มี ชนิดข้อมูล เป็น Number แสดงค่าเป็น 0
  • เขตข้อมูล(Field ) MarriedSttus มี ชนิดข้อมูล เป็น Yes/No แสดงค่าเป็น (หมายถึงNo:ไม่)
  • เขตข้อมูล(Field ) Salary มี ชนิดข้อมูล เป็น Currency แสดงค่าเป็น ฿0.00
ซึ่งการกำหนดคุณสมบัติ ขนาด รูปแบบ ชนิดข้อมูล ของเขตข้อมูล(Field ) จะทำในมุมมองออกแบบ

10. การกำหนดคุณสมบัติ เขตข้อมูล(Field )


ชนิดข้อมูล Text
ขนาดเขตข้อมูล ค่าโดยปริยาย(Default Value) จะเป็น 50 ตัวอักษร เราสามารถกำหนดได้ตามต้องการโดยเปลี่ยนค่า ในกรอบขนาดเขตข้อมูล เพื่อเป็นการตรวจสอบไม่ให้ป้อนค่าเกินขนาดที่กำหนด และลดการใช้หน่วยความจำ

รูปแบบการป้อนข้อมูล เราสามารถกำหนดรูปแบบ ตลอดจนตัวอักขระตัวยึดตำแหน่ง ทำให้การป้อนข้อมูล สะดวก รวดเร็วขึ้น ดังนี้ ให้เลือกคลิกเขตข้อมูล(Field ) Phone คลิกในกรอบ รูปแบบการป้อนข้อมูล จะปรากฏปุ่ม     ให้คลิกที่ปุ่ม

โปรแกรมจะแสดงกรอบเตือนให้บันทึกข้อมูลก่อน ให้ตอบ ใช่

จะแสดงหน้าต่างตัวช่วยสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูล

ให้เลือกรูปแบบการป้อนข้อมูลที่ต้องการใน ListBox ในที่นี้ให้เลือก Phone/Fax no.
คลิกที่กรอบ ลองดู เพื่อดูตัวอย่างลักษณะการทำงานรูปแบบการป้อนข้อมูล
เราต้องการเปลี่ยนรูปแบบการป้อนข้อมูลให้เป็นรูปแบบโทรศัพท์มือถือ ให้คลิกปุ่ม ถัดไป

ให้แก้ไข !(9)0000-0000 เป็น \08-0000-0000 (เวลาป้อนข้อมูลจะป้อนเลข 08 ให้อัตโนมัติ) แล้วกดปุ่ม ถัดไป

โปรแกรมจะถามว่าต้องการเก็บข้อมูลอย่างไร ให้เลือก ใส่สัญลักษณ์เข้าไปด้วย แล้วกดปุ่ม ถัดไป

กดปุ่ม เสร็จสิ้น จะได้ผลตามรูป

ให้เปลี่ยนเป็นมุมมองแผ่นข้อมูล แล้วคลิกที่ เขตข้อมูล(Field ) Phone จะได้ผลดังนี้

ชนิดข้อมูล Number
ขนาดเขตข้อมูล จะมีรูปแบบแตกต่างจาก ชนิดข้อมูล Text คือจะเป็นช่วงค่าของตัวเลข แบบต่าง ๆ (ใช้ชื่อ ชนิดข้อมูลตัวเลขจำนวนเต็มและทศนิยม ไว้ศึกษาอย่างละเอียดในวิชาการเขียนโปรแกรม) ซึ่งปกติ จะเป็นแบบ Long Integer มีขั้นตอนการกำหนดขนาดเขตข้อมูล ดังนี้

รูปแบบ ชนิดตัวเลขมีดังนี้

ปกติจะไม่ต้องเลือกรูปแบบและจะแสดงผลในมุมมองแผ่นข้อมูลเป็น General Number
*** โปรดสังเกตรูปแบบ Currency กับชนิดข้อมูล Currency เป็นอันเดียวกันดังนั้นถ้าต้องการให้ได้ข้อมูลที่มีสัญลักษณ์ ฿ ก็ให้กำหนดชนิดข้อมูล เป็น Currency

ชนิดข้อมูล Date/Time
รูปแบบ วันและเวลาที่ถูกเลือกและจะแสดงผลในมุมมองแผ่นข้อมูล มีดังนี้

รูปแบบการป้อนข้อมูล จะกำหนดค่าโดยปริยาย(Default Value) เป็นรูปแบบ Short Date คือ วว/ดด/ปปปป
เราสามารถกำหนดรูปแบบ ตลอดจนตัวอักขระตัวยึดตำแหน่ง ทำให้การป้อนข้อมูล สะดวก รวดเร็วขึ้น ดังนี้ ให้เลือกคลิกเขตข้อมูล(Field ) EntryDate แล้วทำตามขั้นตอนเช่นเดียวกับชนิดข้อมูล Text

ให้เปลี่ยนเป็นมุมมองแผ่นข้อมูล แล้วคลิกที่ เขตข้อมูล(Field ) EntryDate จะได้ผลดังนี้

11. การลบ แทรก ย้าย เขตข้อมูล(Field ) และการกำหนดคีย์หลัก(Primary Key : PK)

แถบเครื่องมือที่ใช้จัดการฐานข้อมูล

11.1 การลบเขตข้อมูล
ให้เปลี่ยนเป็นมุมมองออกแบบ เราจะลบ เขตข้อมูล(Field )ID1
ให้คลิกช่องข้างหน้าเขตข้อมูล(Field )ID1 แล้วคลิกเมาส์ปุ่มขวา แล้วเลือกลบแถว หรือกดปุ่ม    ที่แถบเครื่องมือมาตรฐาน

จะแสดงกรอบโต้ตอบถามว่าต้องการจะลบหรือไม่ ตอบ ใช่

11.2 การแทรกเขตข้อมูล
เราจะแทรก เขตข้อมูล(Field) PopID ต่อจากเขตข้อมูล(Field) ID
ให้คลิกช่องข้างหน้าเขตข้อมูล(Field)FirstName
แล้วคลิกเมาส์ปุ่มขวา เลือกแทรกแถว หรือกดปุ่ม   ที่แถบเครื่องมือมาตรฐาน
จะได้แถวว่างให้ใส่ชื่อเขตข้อมูล เป็น PopID ชนิดข้อมูลเป็น Text คำอธิบาย เป็น หมายเลขประจำตัวประชาชน

11.3 การย้ายเขตข้อมูล
เราจะแทรก เขตข้อมูล(Field) MarriedStatus ไปไว้ต่อจากเขตข้อมูล(Field) Address
ให้คลิกช่องข้างหน้าเขตข้อมูล(Field)MarriedStatus แล้วคลิกเมาส์ปุ่มขวา
เลือกตัด หรือกดปุ่ม   ที่แถบเครื่องมือมาตรฐาน
เขตข้อมูล(Field) MarriedStatus จะหายไป
ให้คลิกช่องข้างหน้าเขตข้อมูล(Field)Phone
แล้ว้คลิกเมาส์ปุ่มขวา เลือกวาง หรือกดปุ่ม  

11.4 การกำหนด คีย์หลัก (Primary Key : PK)
เราจะกำหนดเขตข้อมูล(Field)ID ไห้เป็นคีย์หลัก (Primary Key : PK)
ให้คลิกช่องข้างหน้าเขตข้อมูล(Field) ID แล้วคลิกเมาส์ปุ่มขวา
เลือกคีย์หลัก หรือกดปุ่ม   ที่แถบเครื่องมือมาตรฐาน


แบบฝึกหัดท้ายบท
1. ให้ใส่รูปแบบการป้อนข้อมูล ให้ เขตข้อมูล(Field) PopID เป็น ID Number ใส่สัญลักษณ์ตัวจัดตำแหน่งด้วย
2. ย้าย เขตข้อมูล(Field) Phone ไปไว้ท้ายสุด
3. แทรกเขตข้อมูล(Field) Title ไว้ต่อจาก เขตข้อมูล(Field) PopID
4. แทรกเขตข้อมูล(Field) Birthday ไว้ต่อจาก เขตข้อมูล(Field) LastName
5. ให้ใส่รูปแบบการป้อนข้อมูล ให้ เขตข้อมูล(Field) Birthday เป็น Short Date ใส่สัญลักษณ์ตัวจัดตำแหน่งด้วย
6. เปลี่ยนชื่อ เขตข้อมูล(Field)ID เป็น TeacherID
7. เปลี่ยนชื่อ เขตข้อมูล(Field) Address เป็น Address1 เปลี่ยนชนิดข้อมูลเป็น Text
8. แทรกเขตข้อมูล(Field) Address2 ไว้ต่อจาก เขตข้อมูล(Field) Address1ชนิดข้อมูลเป็น Text
9. ลบ เขตข้อมูล(Field) MarriedStatus, Note และ Photo
10. ให้กรอกข้อมูลตามตารางข้างล่าง ทีละระเบียน


การเปิดแฟ้มฐานข้อมูลเดิม
การกำหนดชนิดข้อมูลให้ เขตข้อมูล (Field)
การกำหนดคุณสมบัติเขตข้อมูล(Field )
การลบ แทรก ย้าย และกำหนด คีย์หลัก(Primary Key :PK)

หน้าหลัก